La riservatezza in ambito condominiale è un tema molto sentito: ogni inquilino è geloso della propria privacy e non vuole che informazioni personali possano trapelare, screditandone semmai l’immagine.
È chiaro che i maggiori doveri in ambito di privacy incombono sull’amministratore del condominio il quale, dovendo gestire l’edificio secondo principi di trasparenza, è tenuto al contempo a prestare attenzione affinché il diritto di riservatezza degli amministrati non sia leso. L’amministratore condominiale è di norma il responsabile del trattamento dei dati personali dei condòmini. L’amministratore può utilizzare, nello svolgimento del proprio incarico, soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.
Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (questi ultimi fondamentali ai fini della convocazione dell’assemblea), oppure i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà.
I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle), oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso.
Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute, sull’orientamento sessuale o sulle convinzioni politiche o religiose) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio.
Ad esempio, è possibile utilizzare i dati sensibili inerenti alla salute dei condòmini nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle barriere architettoniche che rendono difficoltoso l’accesso agli inquilini diversamente abili.
Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, ecc.) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.
Il problema principale della privacy in ambito assembleare riguarda la possibilità che persone che non fanno parte del condominio possano partecipare all’adunanza. Ebbene, la legge non contempla espliciti divieti di partecipazione: ciò significa che, a meno che gli estranei non prendano parte alla votazione oppure non ne influenzino l’esito, non esiste una norma che vieti a terze persone di assistere alla riunione.
Esistono diverse ipotesi in cui soggetti diversi dai condòmini prendono parte all’assemblea: pensa, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere, oppure al condòmino avanti con gli anni che si faccia accompagnare da un parente, ecc.
Questi soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.
L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, anche all’insaputa degli altri, se essa si svolge in un luogo comune (ad esempio, nel cortile del condominio); in caso contrario, è necessario il consenso di tutti i partecipanti. In ogni caso, è vietata la divulgazione di quanto registrato, salvo consenso di coloro che erano presenti.
Le bacheche all’interno del condominio sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi al malfunzionamento degli impianti, tipo l’ascensore, ecc.) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini; ciò perché gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale.
Per comunicazioni personali è necessario fare ricorso a modalità differenti, tipo l’invio di una lettera raccomandata o di una pec.
Non è possibile utilizzare la bacheca per fare delle notifiche: ad esempio, non è possibile notificare il verbale d’assemblea al condòmino assente. Allo stesso modo, non si possono comunicare avvisi di pagamento o solleciti di pagamento derivanti da eventuali inadempienze mediante esposizione all’interno della bacheca condominiale.
Un quesito che viene posto molto frequentemente è quello riguardante la possibilità di conoscere la posizione debitoria di un condòmino nei confronti dell’intero condominio. In altre parole: posso sapere se il mio vicino ha pagato regolarmente oppure il condominio è in debito a causa del suo mancato pagamento? La risposta a questa domanda è positiva: la riservatezza cede il passo al diritto del singolo condòmino di sapere chi è in regola con i pagamenti comuni e chi, invece, no. Dunque, il condòmino può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo. Conoscere lo stato delle finanze del condominio e la posizione dei singoli condòmini non significa poter divulgare le informazioni apprese: è pertanto vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio, all’ingresso del palazzo).
Uno dei temi più dibattuti in tema di privacy tra condòmini riguarda l‘installazione di impianti di videosorveglianza all’interno dell’edificio. Bisogna, tuttavia, distinguere due ipotesi: quella delle telecamere installate dal singolo condòmino da quella delle telecamere poste a tutela dell’intero edificio.
– quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata dal singolo condòmino per la sicurezza propria e del proprio appartamento, non si applicano le norme previste dal codice della privacy. Ciò significa, ad esempio, che non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati: è vietata la divulgazione delle immagine catturate dal sistema di videosorveglianza ed occorre cancellarle entro breve tempo, salvo la necessità di conservarle per consegnarle all’autorità. È, inoltre, necessario, per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.
– nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy.
Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al garante.
Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (cortile, androne, ecc.), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (responsabile o incaricato del trattamento).
Per approvare l’installazione di un sistema d videosorveglianza condominiale, l’assemblea deve deliberare con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio.
Se il condominio è dotato di un proprio sito internet, l’amministratore dovrà rendere accessibili con modalità telematica solo i documenti adottati con apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati.
Solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali: devono, quindi, essere previste delle procedure, ad esempio l’autenticazione tramite password individuale, che consentano l’accesso sicuro a tali documenti digitali.